Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma
Hätäkeskuslaitoksen johto vastaa valtion talousarviosta annetun lain 24 b §:n mukaisesti laitoksen sisäi-sen valvonnan järjestämisestä, sen asianmukaisuudesta ja riittävyydestä sekä siihen sisältyvästä riskien-hallinnasta. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että viraston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa nou-datetaan lakeja ja säädöksiä.
Hätäkeskuslaitoksen työjärjestyksessä laillisuusvalvonnan yhdeksi tehtäväksi on määrätty arvioida ja varmistaa osaltaan valtion talousarvioasetuksen (1243/1992) 69 §:n mukaisen viraston sisäisen valvonnan toimivuutta.
Hätäkeskuslaitos on 9.9.2020 vahvistanut tarkastussuunnitelman vuosille 2020 - 2022 (HAK-2020-307). Valvontavuonna 2022 Hätäkeskuslaitoksessa suoritettiin aiemmin laaditun suunnitelman mukaisesti kaksi erillistä tarkastusta. Tarkastuskohteina olivat virastossa tehdyt nimityspäätökset sekä leasing-laitteet ja muu omaisuus.
Nimityspäätösten osalta tarkastuskohteena olivat Hätäkeskuslaitoksen nimityspäätöksen perusteluiden ja hakukuulutuksen vastaavuus. Osana tarkastusta arvioitiin, täyttivätkö hakuilmoitukset ja nimitystä kos-kevat päätösperustelut lain ja hyvän hallinnon mukaiset vaatimukset.
Viraston hakuilmoitusten, nimitysmuistioiden ja nimityspäätösten sisällön sekä niiden keskinäisen vas-taavuuden todettiin olevan keskimäärin melko hyvällä tasolla. Tarkastuksen keskeisiä havaintoja olivat puutteet nimityspäätöksien kirjauksissa, sisäisten hakijoiden rekrytoiminen ilman haastattelua sekä ha-kukuulutusten määräaikojen laskentatapa. Kaikkiin havaintoihin esitettiin suositukseksi rekrytointiohjeen päivittäminen. Hätäkeskuslaitoksen rekrytointiohjetta päivitettiin marraskuussa 2022 tarkastuksessa saatujen havaintojen pohjalta.
Leasing-laitteiden ja muun omaisuuden osalta tehtiin tarkastus rekisterien ja luetteloiden ajantasaisuudesta. Työryhmä kävi tarkastusajankohdan osalta läpi leasing-rekisterin sekä omaisuus- ja irtaimistoluettelot sekä matkapuhelinten elinkaaren hallinnan. Tarkastuksessa havaittiin yksittäisiä puutteita leasing-laitteiden rekistereissä ja dokumentoinnissa ja puutteet korjattiin välittömästi. Tarkastuksen päätyttyä todettiin, että dokumentointi oli ajantasaista. Tarkastuksen myötä dokumentointiin liittyvää ohjeistusta tarkennettiin ja lisäksi annettiin suositus matkapuhelinohjeen päivittämisestä paremmin käytäntöjen nykytilaa vastaavaksi.
Hätäkeskuslaitoksessa riskien arviointia tehdään jatkuvasti kiinteänä osana viraston toimintaa. Vuonna 2022 organisaatioriskit käsiteltiin viraston turvaryhmässä jokaisella vuosineljänneksellä. Joulukuussa toteutettiin kattava toiminnallinen riskiarviointi, johon osallistuivat viraston kaikki osastot (raportti 20.1.2023). Riskiarviointi toteutettiin Granite-järjestelmässä olevaa arviointikehikkoa soveltaen. Tehdys-sä riskiarvioinnissa kartoitettiin keskeisimmät riskit, arvioitiin niiden vaikuttavuutta ja todennäköisyyttä sekä kirjattiin, miten riskeihin on jo varauduttu tai miten varautumista parannetaan. Kaikkiin tunnistettuihin riskeihin on määritelty vastuutahoittain hallintatoimet, joilla riskejä pyritään pienentämään tai poistamaan kokonaan.