Tietosuojaseloste - Hätäkeskuslaitoksen kyselyt asiakkaille ja henkilökunnalle

13.2.2025

1. Rekisterin nimi

Hätäkeskuslaitoksen kyselyt asiakkaille ja henkilökunnalle - Webropol

2. Rekisterinpitäjä

Hätäkeskuslaitos
Satakunnankatu 3-5
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin: 0295 480 112 (vaihde)

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Viestintäpäällikkö Marjukka Koskela
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin: 0295 480 112 (vaihde)

4. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava, Oikeusyksikkö
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin: 0295 481 213 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Hätäkeskuslaitoksen tilaisuuksien järjestäminen, palautteen kerääminen tilaisuuksien jälkeen ja erilaiset Hätäkeskuslaitoksen toimintaa kehittävät kyselyt viraston omalle henkilöstölle.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta eli oikeutettu etu.

6. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Tiedot poistetaan järjestetyn tapahtuman jälkeen viipymättä, kun tietojen säilyttämiselle ei ole enää tarvetta, ja kuitenkin viimeistään kahden kuukauden kuluessa tapahtuman järjestämisestä. Muissa kyselyissä tiedot poistetaan järjestelmästä 3 kuukautta kyselyn sulkeutumisen jälkeen. Kyselyn tekijä vastaa raporttien säilyttämisestä ja poistamisesta tuon ajan jälkeen.

7. Rekisterin tietosisältö

Ilmoittautumisen yhteydessä voidaan kerätä seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, viranomainen tai yhteisö, virkanimike, erityisruokavalio ja muut oleelliset tiedot tilaisuuden luonteesta riippuen. Ilmoittautumisen yhteydessä kerätään ainoastaan ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia kyseiseen tapahtumaan ilmoittautumiseksi ja osallistumiseksi. Näin henkilötietojen käsittely minimoidaan.

Henkilöstölle kohdennetuissa kyselyissä voidaan kysyä nimi, yksikkö tai muita työyhteisöön liittyviä tietoja, jos kysely ei ole anonyymi. Henkilötietojen kerääminen minimoidaan kyselyissä.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Kyselyyn vastaava henkilö antaa itse omat tietonsa.

9. Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Hätäkeskuslaitoksen kolmansille osapuolille. Jos tapahtuman käytännön järjestelyistä vastaa kokonaan tai osittain ulkopuolinen taho, tietoja voidaan luovuttaa järjestelyistä vastaavalle taholle tilaisuuden toimeenpanemiseksi. Tietoja luovutetaan ainoastaan silloin, kun se on tarpeellista kyseisen tilaisuuden osallistumisen ja järjestelyjen toteuttamiseksi. Mikäli tietoja tullaan luovuttamaan, siitä ilmoitetaan tapahtumaan ilmoittautujalle tietojen keräämisen yhteydessä. Mikäli ilmoittautuminen toteutetaan Webropol-kyselynä, tiedot luovutetaan henkilötietojen käsittelijänä toimivan Webropol Oy:n palvelimelle. Webropolin tietosuojaselosteeseen voi tutustua osoitteessa webropol.fi.  Webropol Oy:n lukuun käsittelytoimia voivat suorittaa Webropolin erikseen määrittelemät alihankkijat.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Ilmoittautumisia käsitellään vain suojatussa viranomaisverkossa.
Hätäkeskuslaitoksessa henkilötietoja käsittelevät ainostaan tapahtuman järjestämiseen osallistuvat henkilöt. Hätäkeskuslaitoksessa oikeudet tietojärjestelmien käyttöön varmistetaan käyttövaltuushallinnalla ja käsittelyyn oikeutetut kirjautuvat tietojärjestelmiin virkamiehen asiointikortin varmennetta käyttäen.

Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat teknisesti ja organisatorisesti suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Mahdollisia sähköisestä järjestelmästä otettuja paperisia tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa.
Webropol-kyselynä kerättävät tiedot on suojattu Webropol Oy:n toimesta.

12. Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Hätäkeskuslaitoksessa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Hätäkeskuslaitos ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

13. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Tarkastuspyynnön tulee olla kirjallinen ja se tulee toimittaa sähköpostiosoitteeseen [email protected] tai kirjeitse osoitteeseen Hätäkeskuslaitos, PL 112, 28131 Pori. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tarkastusoikeuden toteuttamiseksi riittävät yksilöivät tiedot.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä, oikeus saada pääsy tietoihin, oikeus oikaista tietoja, oikeus poistaa tiedot (oikeus tulla unohdetuksi), oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä sekä oikeus vastustaa tietojen käsittelyä.

Rekisteröity saa tietonsa nähdäkseen kohdan 13 mukaisesti.

Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle näistä vastaanottajista, jos rekisteröity sitä pyytää.

15. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen. Tiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä.

16. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity haluaa ilmoittaa henkilötietojen käsittelyä koskevasta ongelmasta, hänen tulee ottaa ensisijaisesti yhteyttä rekisterinpitäjään tai tietosuojavastaavaan. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä rekisterinpitäjän tekemän päätöksen johdosta valitus valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu. Lisäksi kuka tahansa voi ilmoittaa tietosuojavaltuutetulle epäilynsä siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuojasäännösten vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivut: www.tietosuoja.fi.

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki, sähköposti: [email protected], puhelinvaihde: 02956 66700

17. Muu informaatio

Tietojen poistaminen (oikeus tulla unohdetuksi) voi vaikuttaa järjestettyyn tapahtumaan liittyvien palvelujen käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin.
Tietosuojaseloste on rekisteröidyn saatavilla tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä ja pyydettäessä saatavissa tapahtuman järjestäjältä. Lisäksi tietosuojaseloste on nähtävillä Hätäkeskuslaitoksen valtakunnallisella internetsivustolla 112.fi sekä saatavilla pyynnöstä kirjaamosta (yhteystiedot: Hätäkeskuslaitos, Satakunnankatu 3–5, PL 112, 28131 Pori, [email protected], puhelin 0295 480 112 (vaihde).