Tietosuojaseloste - Hätäkeskuslaitoksen tapahtumat ja niihin ilmoittautuminen

3.7.2020

1. Rekisterin nimi

Hätäkeskuslaitoksen järjestämät tapahtumat

2. Rekisterin pitäjä

Hätäkeskuslaitos
Satakunnankatu 3-5
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin: 0295 480 112 (keskus)

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Viestintäpäällikkö Marjukka Koskela
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin: 0295 481 213

4. Tietosuojavastaava

Hallintolakimies Marja Kiiski
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected]  puhelin: 0295 480 112 (keskus)

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Hätäkeskuslaitoksen tilaisuuksien järjestäminen. Virasto voi kerätä tapahtumaan liittyvää palautetta jälkikäteen tilaisuuteen ilmoittautuneilta henkilöiltä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta eli oikeutettu etu.

6. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Tiedot poistetaan järjestetyn tapahtuman jälkeen viipymättä, kun tietojen säilyttämiselle ei ole enää tarvetta, ja kuitenkin viimeistään kahden kuukauden kuluessa tapahtuman järjestämisestä.

7. Rekisterin tietosisältö

Ilmoittautumisen yhteydessä voidaan kerätä seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, viranomainen tai yhteisö, virkanimike, erityisruokavalio ja muut oleelliset tiedot tilaisuuden luonteesta riippuen.
Ilmoittautumisen yhteydessä kerätään ainoastaan ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia kyseiseen tapahtumaan ilmoittautumiseksi ja osallistumiseksi. Näin henkilötietojen käsittely minimoidaan.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Tapahtumiin ilmoittautuva henkilö antaa itse omat tietonsa.

9. Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Hätäkeskuslaitoksen kolmansille osapuolille.
Jos tapahtuman käytönnön järjestelyistä vastaa kokonaan tai osittain ulkopuolinen taho, tietoja voidaan luovuttaa järjelyistä vastaavalle taholle tilaisuuden toimeenpanemiseksi. Tietoja luovutetaan ainoastaan silloin, kun se on tarpeellista kyseisen tilaisuuden osallistumisen ja järjestelyjen toteuttamiseksi. Mikäli tietoja tullaan luovuttamaan, siitä ilmoitetaan tapahtumaan ilmoittautujalle tietojen keräämisen yhteydessä.
Mikäli ilmoittautuminen toteutetaan Webropol-kyselynä, tiedot luovutetaan henkilötietojen käsittelijänä toimivan Webropol Oy:n palvelimelle. Webropolin tietosuojaselosteeseen voi tutustua osoitteessa webropol.fi. Webropol Oy:n lukuun käsittelytoimia voivat suorittaa Webropolin erikseen määrittelemät alihankkijat.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Ilmoittautumisia käsitellään vain suojatussa viranomaisverkossa.
Hätäkeskuslaitoksessa henkilötietoja käsittelevät ainostaan tapahtuman järjestämiseen osallistuvat henkilöt. Hätäkeskuslaitoksessa oikeudet tietojärjestelmien käyttöön varmistetaan käyttövaltuushallinnalla ja käsittelyyn oikeutetut kirjautuvat tietojärjestelmiin virkamiehen asiointikortin varmennetta käyttäen.
Sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat teknisesti ja organisatorisesti suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Mahdollisia sähköisestä järjestelmästä otettuja paperisia tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa.
Webropol-kyselynä kerättävät tiedot on suojattu Webropol Oy:n toimesta.

12. Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Hätäkeskuslaitoksessa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Hätäkeskuslaitos ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

13. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Tarkastuspyynnön tulee olla kirjallinen ja se tulee toimittaa sähköpostiosoitteeseen [email protected] tai kirjeitse osoitteeseen Hätäkeskuslaitos, PL 112, 28131 Pori. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tarkastusoikeuden toteuttamiseksi riittävät yksilöivät tiedot.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä, oikeus saada pääsy tietoihin, oikeus oikaista tietoja, oikeus poistaa tiedot (oikeus tulla unohdetuksi), oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä, henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoittamista koskeva ilmoitusvelvollisuus ja oikeus vastustaa tietojen käsittelyä.
Rekisteröity saa tietonsa nähdäkseen kohdan 13 mukaisesti.

15. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen. Tiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä.

16. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity haluaa ilmoittaa henkilötietojen käsittelyä koskevasta ongelmasta, hänen tulee ottaa ensisijaisesti yhteyttä rekisterinpitäjään tai tietosuojavastaavaan. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä rekisterinpitäjän tekemän päätöksen johdosta valitus valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu. Lisäksi kuka tahansa voi ilmoittaa tietosuojavaltuutetulle epäilynsä siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuojasäännösten vastaisesti.
Tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivut: www.tietosuoja.fi, käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6 krs, 00520 Helsinki, postiosoite: PL 800, 00521 HELSINKI, sähköposti: [email protected], puhelinvaihde: 02956 66700.

17. Muu informaatio

Tietojen poistaminen (oikeus tulla unohdetuksi) voi vaikuttaa järjestettyyn tapahtumaan liittyvien palvelujen käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin.
Tietosuojaseloste on rekisteröidyn saatavilla tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä ja pyydettäessä saatavissa tapahtuman järjestäjältä. Lisäksi tietosuojaseloste on nähtävillä Hätäkeskuslaitoksen valtakunnallisella internetsivustolla (www.112.fi) sekä saatavilla pyynnöstä kirjaamosta (yhteystiedot: Hätäkeskuslaitos, Satakunnankatu 3–5, PL 112, 28131 Pori, [email protected], puhelin 0295 480 112 (vaihde).