Ilmoitinlaiterekisterin tietosuojaseloste
15.9.2022
1. Rekisterin nimi
Palo- ja rikosilmoitinlaitteiden asiakasrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Hätäkeskuslaitos
Satakunnankatu 3-5
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin: 0295 480 112 (keskus)
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Talouspäällikkö Tuovi Merkkiniemi
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin: 0295 480 112 (keskus)
4. Tietosuojavastaava
[email protected]
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin 0295 481 112
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Palo- ja rikosilmoitinlaitteiden asiakasrekisterin tietoja käytetään pääasiassa tehtyjen sopimuksien mukaisten palveluiden laskuttamiseen ja käyttötiedotteiden lähettämiseen. Asiakastiedot ilmoitetaan Palvelukeskus Palkeiden ylläpitämään myyntireskontraan. Tiedot syötetään myös operatiiviseen järjestelmään, jolloin tietoja käytetään laitteen testaamisessa ja hälytystehtävien välittämisessä.
Henkilötietoja käsitellään Hätäkeskuslaitoksen ja asiakkaan välisen sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b-alakohta.
Laki hätäkeskustoiminnasta 17 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaan hätäkeskustietojärjestelmään saa kerätä ja tallettaa tiedot ilmoitukseen, tehtävään tai toimenpiteeseen liittyvän henkilön henkilöllisyyttä koskevista tiedoista nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, kotipaikka, osoite ja puhelinnumero tai muu vastaava tieto, liityntä asiaan ja kohteen yksilöintitiedot sijainti- tai paikkatietoineen sekä ilmoitinlaitteiden kohdetiedot sijainti- tai paikkatietoineen. Hätäkeskustietojärjestelmän osalta on laadittu erillinen seloste käsittelytoimista.
6. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisteriin talletettuja voimassa olevia tietoja säilytetään koko sopimuskauden ajan. Sopimuksen päättymisen jälkeen sekä sopimuksen tietoja, että käsittelytietoja säilytetään kahden vuoden ajan.
Sähköisessä asiakasjärjestelmässä rekisteriin jäävät käsittelytiedot säilyvät viiden vuoden ajan kun sopimus on voimassa oleva.
Henkilötieto poistetaan rekisteristä 5 vuoden jälkeen, kun tieto ei ole enää voimassa oleva.
Manuaalinen asiakasrekisteri säilytetään 5 vuotta sähköisen asiakasrekisterin käyttöönotosta. Säilytysajan perusteena on tiedon muokkaamisesta johtuva mahdollisten virhetilanteiden korjaaminen. Tietojen korjaaminen onnistuu vain manuaalisen asiakasrekisterin avulla.
Operatiivisen järjestelmän säilytysajan osalta kts. ERICA- hätäkeskustietojärjestelmän tietosuojaseloste.
7. Rekisterin tietosisältö
Rekisterin sisältö:
- asiakkaan nimi, y-tunnus ja/tai henkilötunnus, laskutustiedot, asiakkaan sopimusyhteyshenkilön nimi, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite.
- sähköisessä asiakasjärjestelmässä rekisteriin jää seuravat tiedot: toimenpiteen tekijä, tehdyt toimenpiteet, mihin tietoihin toimenpiteet ovat kohdistuneet ja milloin toimenpide on suoritettu.
- valvottavan kohteen nimi ja osoite, käyttötarkoitus ja ilmoitinlaitteen numero
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin merkityt henkilötiedot on saatu asiakkaalta.
Asiakas vastaa, että sillä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen peruste luovuttaa henkilötietoja Hätäkeskuslaitokselle Paloilmoitinlaitteisiin liittyviä tietoja on saatu pelastusviranomaisilta.
9. Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat
Rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa pelastusviranomaiselle ja poliisiviranomaiselle niiden lakisääteisten tehtävien hoitoa varten. Lisäksi sopimusehtojen mukaisesti Hätäkeskuslaitoksella on oikeus ilmoittaa pelastusviranomaiselle paloilmoitinlaitteen testaamattomuudesta.
Ennen rikosilmoittimen käyttöönottoa Hätäkeskuslaitos tiedustelee poliisiviranomaiselta, onko kyseessä yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain (282/2002) soveltamisalaan kuuluva ” jos tärkeä yleinen etu sitä vaatii” kohde. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hätäkeskuksiin saa liittää rikosilmoitinlaitteita perusteina erityinen suojelu, korotettu henkilöturvallisuus sekä taloudellisesti tai kulttuurihistoriallisesti arvokkaat kohteet.
Laitteen olemassaolosta ja toiminnasta voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja myös kunnalliselle rakennusvalvontaviranomaiselle sen lakisääteisten tehtävien hoitoa varten sekä Turvallisuus- ja kemikaaliviraston (Tukes) tehtävään valtuuttamalle tarkastuslaitokselle, jos luovutus perustuu lakiin.
Lisäksi viranomaisilla on lakeihin perustuvia oikeuksia saada rekisteristä tarpeellisia tietoja liittyen lakisääteisiin tehtäviin kuten poliisiviranomaisella esitutkintaa tai poliisitutkintaa varten sekä Onnettomuustutkintakeskuksella turvallisuustutkintaa varten.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojärjestelmässä olevia tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet
Asiakasrekisteri toimii valtion tieto-ja viestintätekniikkakeskuksen TORI-verkossa, eli valtiohallinnon yhteisessä tietoverkossa. Asiakas kirjautuu järjestelmään suomi.fi- tunnistautumisen kautta.
Laskutukseen liittyvä tietokanta voi sisältää henkilötietoja, jos lasku menee yksityishenkilölle. Kyseiseen tietokantaan on pääsyoikeus ainoastaan laskutusta hoitavilla henkilöillä.
Käyttöoikeudet sähköiseen asiakasrekisteriin haetaan Portti-järjestelmän kautta vain sellaisille henkilöille, joiden työtehtäviin asiakasrekisteri kuuluu. Asiakasrekisteriin kirjaudutaan Virtu- tunnistautumisen kautta. Laskutusmateriaali Palkeisiin siirretään sähköisesti asiakasrekisterijärjestelmän kautta.
Manuaalisesti säilytettävät sopimusasiakirjat sijaitsevat kulunvalvonnalla suojatuissa lukituissa tiloissa. Excel-laskutusrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely on mahdollista vain sellaisille henkilöille, joiden työtehtäviin se kuuluu. Palkeiden ylläpitämään myyntilaskutuksen lähettämiseen tarkoitettuun palveluhallintajärjestelmään sekä Kiekussa olevaan myyntireskontraan kirjaudutaan Virtu-tunnistautumisen kautta.
12. Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Hätäkeskuslaitoksessa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Hätäkeskuslaitos ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.
13. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Tarkastuspyynnön tulee olla kirjallinen ja se tulee toimittaa sähköpostiosoitteeseen [email protected] tai kirjeitse osoitteeseen Hätäkeskuslaitos, PL 112, 28131 Pori. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tarkastusoikeuden toteuttamiseksi riittävät yksilöivät tiedot.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä, oikeus saada pääsy tietoihin, oikeus oikaista tietoja, oikeus poistaa tiedot (oikeus tulla unohdetuksi) oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä, henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Rekisteröity saa tiedot nähdäkseen kohdan 13 mukaisesti.
Virheelliset tiedot oikaistakseen asiakkaan tulee toimittaa oikeat tiedot kirjallisesti Hätäkeskuslaitokselle.
15. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, joten suostumusta ei voi erikseen peruuttaa.
16. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
17. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Mikäli rekisteröity haluaa ilmoittaa henkilötietojen käsittelyä koskevasta ongelmasta, hänen tulee ottaa ensisijaisesti yhteyttä rekisterinpitäjään tai tietosuojavastaavaan. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä rekisterinpitäjän tekemän päätöksen johdosta valitus valvontaviranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu. Lisäksi kuka tahansa voi ilmoittaa tietosuojavaltuutetulle epäilynsä siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuojasäännösten vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivut tietosuoja.fi
17. Muu informaatio
Tietosuojaseloste on nähtävillä sähköisenä Hätäkeskuslaitoksen valtakunnallisella internetsivustolla (www.112.fi) sekä saatavilla pyynnöstä kirjaamosta (yhteystiedot: Hätäkeskuslaitos, Satakunnankatu 3–5, PL 112, 28131 Pori, [email protected], puhelin 0295 480 112 (vaihde).
Hätäkeskuslaitoksen yleiseen tietosuojainformaatioon ja hätäkeskustietojärjestelmä ERICAn informaatioon käsittelytoimista voi tutustua internetosoitteessa 112.fi/tietosuoja
Hätäkeskuslaitoksen tietosuojaselosteet
- Hätäkeskustietojärjestelmä ERICA:n tietosuojaseloste
- 112 Suomi -sovelluksen tietosuojaseloste
- Palo- ja rikoilmoitinlaiterekisterin tietosuojaseloste
- 112.fi -sivuston tilauspalvelun tietosuojaseloste
- Uutispalvelun tietosuojaseloste
- Hätäkeskuslaitoksen tapahtumiin ilmoittautumisen tietosuojaseloste
- Hätäkeskuslaitoksen ekstranet-palvelu sidosryhmille ja viranomaisille tietosuojaseloste
- Asiakirjahallintajärjestelmän tietosuojaseloste (Acta)
- 112-päivän tapahtumailmoittautumisen tietosuojaseloste
- KIEKU-henkilöstötietojärjestelmän tietosuojaseloste
- KIEKU-taloushallinnon tietosuojaseloste
- Hätätekstiviestijärjestelmän käyttäjärekisteri
- Ilmoitinlaiterekisterin tietosuojaseloste
Mikäli tarvitset lisää tietoa henkilötietojen käsittelystä Hätäkeskuslaitoksessa voit ottaa yhteyttä virastoon lähettämällä sähköpostia [email protected].
Tietoa sivuston käyttämistä evästeistä
Tietopyynnöt
Voit tehdä tietopyynnön palo- ja rikosilmoitinlaitteista, yksittäisestä hätäpuhelusta tai tarkastaa omat tietosi Hätäkeskuslaitokselta.
Omien tietojen tarkastuspyyntö
Ilmoitinlaitteiden tietopyyntö
Voit tehdä tietopyynnön myös sähköpostitse
Lomakkeisiin täyttämäsi tiedot ovat luottamuksellisia. Suosittelemme avaamaan pdf-lomakkeen Adobe Reader -ohjelmistolla ja noudattamaan seuraavia ohjeita:
- Tallenna lomake tyhjänä tietokoneellesi ja täytä sen jälkeen sähköisesti.
- Tallenna muutokset ja lisää lomake sähköpostin liitteeksi. Suosittelemme käyttämään salattua sähköpostia. Mikäli lähetät salatun sähköpostin, rekisteröidy ensin osoitteessa http://securemail.112.fi, jonka jälkeen saat sähköpostiisi linkin lähettämistä varten.
- Hätäilmoituksen tietopyyntö (pdf, täytettävä ja tulostettava)
- Omien tietojen tarkastuslomake (pdf, täytettävä ja tulostettava)
- Ilmoitinlaiterekisterin tietopyyntö (pdf, täytettävä ja tulostettava)
Lähetä lomake turvasähköpostilla osoitteeseen [email protected].
Yhteystiedot
Sähköposti:
[email protected]
Käyntiosoite:
Hätäkeskuslaitos
Satakunnankatu 3-5
28130 Pori
Postiosoite:
Hätäkeskuslaitos
PL 112
28131 Pori
Vaihde:
0295 480 112