Ilmoitinlaiterekisterin tietosuojaseloste

28.11.2017

1. Rekisterin nimi

Palo- ja rikosilmoitinlaitteiden asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Hätäkeskuslaitos
Satakunnankatu 3-5
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin: 0295 480 112 (keskus)

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Talouspäällikkö Tuovi Merkkiniemi
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin: 0295 480 112 (keskus)

4. Tietosuojavastaava

Hallintolakimies Marja Kiiski
PL 112
28131 Pori

Sähköpostiosoite:[email protected], puhelin 0295 481 213

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Palo- ja rikosilmoitinlaitteiden asiakasrekisterin tietoja käytetään pääasiassa tehtyjen sopimuksien mukaisten palveluiden laskuttamiseen ja käyttötiedotteiden lähettämiseen. Asiakastiedot ilmoitetaan Palvelukeskus Palkeiden ylläpitämään myyntireskontraan. Tiedot syötetään myös operatiiviseen järjestelmään, jolloin tietoja käytetään laitteen testaamisessa ja hälytystehtävien välittämisessä.

Henkilötietoja käsitellään Hätäkeskuslaitoksen ja asiakkaan välisen sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b-alakohta.

Laki hätäkeskustoiminnasta 17 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaan hätäkeskustietojärjestelmään saa kerätä ja tallettaa tiedot ilmoitukseen, tehtävään tai toimenpiteeseen liittyvän henkilön henkilöllisyyttä koskevista tiedoista nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, kotipaikka, osoite ja puhelinnumero tai muu vastaava tieto, liityntä asiaan ja kohteen yksilöintitiedot sijainti- tai paikkatietoineen sekä ilmoitinlaitteiden kohdetiedot sijainti- tai paikkatietoineen. Hätäkeskustietojärjestelmän osalta on laadittu erillinen seloste käsittelytoimista.

6. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisteriin talletettuja voimassa olevia tietoja säilytetään koko sopimuskauden ajan. Sopimuksen päättymisen jälkeen sekä sopimuksen tietoja, että käsittelytietoja säilytetään kahden vuoden ajan.

Sähköisessä asiakasjärjestelmässä rekisteriin jäävät käsittelytiedot säilyvät viiden vuoden ajan kun sopimus on voimassa oleva.

Henkilötieto poistetaan rekisteristä 5 vuoden jälkeen, kun tieto ei ole enää voimassa oleva.
Manuaalinen asiakasrekisteri säilytetään 5 vuotta sähköisen asiakasrekisterin käyttöönotosta. Säilytysajan perusteena on tiedon muokkaamisesta johtuva mahdollisten virhetilanteiden korjaaminen. Tietojen korjaaminen onnistuu vain manuaalisen asiakasrekisterin avulla.
Operatiivisen järjestelmän säilytysajan osalta kts. ERICA- hätäkeskustietojärjestelmän tietosuojaseloste.

7. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin sisältö:

  • asiakkaan nimi, y-tunnus ja/tai henkilötunnus, laskutustiedot, asiakkaan sopimusyhteyshenkilön nimi, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite.
  • sähköisessä asiakasjärjestelmässä rekisteriin jää seuravat tiedot: toimenpiteen tekijä, tehdyt toimenpiteet, mihin tietoihin toimenpiteet ovat kohdistuneet ja milloin toimenpide on suoritettu.
  • valvottavan kohteen nimi ja osoite, käyttötarkoitus ja ilmoitinlaitteen numero
  • ilmoitinlaitteen hälytysyhteyshenkilöiden nimi ja puhelinnumero ja organisaatiotiedot.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin merkityt henkilötiedot on saatu asiakkaalta.
Asiakas vastaa, että sillä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen peruste luovuttaa henkilötietoja Hätäkeskuslaitokselle Paloilmoitinlaitteisiin liittyviä tietoja on saatu pelastusviranomaisilta.

9. Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa pelastusviranomaiselle ja poliisiviranomaiselle niiden lakisääteisten tehtävien hoitoa varten. Lisäksi sopimusehtojen mukaisesti Hätäkeskuslaitoksella on oikeus ilmoittaa pelastusviranomaiselle paloilmoitinlaitteen testaamattomuudesta.

Ennen rikosilmoittimen käyttöönottoa Hätäkeskuslaitos tiedustelee poliisiviranomaiselta, onko kyseessä yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain (282/2002) soveltamisalaan kuuluva ” jos tärkeä yleinen etu sitä vaatii” kohde. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hätäkeskuksiin saa liittää rikosilmoitinlaitteita perusteina erityinen suojelu, korotettu henkilöturvallisuus sekä taloudellisesti tai kulttuurihistoriallisesti arvokkaat kohteet.

Laitteen olemassaolosta ja toiminnasta voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja myös kunnalliselle rakennusvalvontaviranomaiselle sen lakisääteisten tehtävien hoitoa varten sekä Turvallisuus- ja kemikaaliviraston (Tukes) tehtävään valtuuttamalle tarkastuslaitokselle, jos luovutus perustuu lakiin.
Lisäksi viranomaisilla on lakeihin perustuvia oikeuksia saada rekisteristä tarpeellisia tietoja liittyen lakisääteisiin tehtäviin kuten poliisiviranomaisella esitutkintaa tai poliisitutkintaa varten sekä Onnettomuustutkintakeskuksella turvallisuustutkintaa varten.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojärjestelmässä olevia tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Ilmoitinlaitejärjestelmä toimii TUVE -verkossa.

Käyttäjällä on tehtävässään rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan myönnetty henkilökohtainen käyttöoikeus ja järjestelmään kirjaudutaan asiointikortilla.
Käyttöoikeuksia hallinnoidaan pääosin keskitetysti. Rekisterin luvaton käyttö on estetty tietoteknisin salausratkaisuin.

Tietoaineisto on suojattu teknisillä tietoturvaratkaisuilla sekä tietoturvaa varmistavilla toimenpiteillä kuten riskienhallinnalla, jatkuvuudenhallinnalla ja häiriötilanteiden hallinnalla. Manuaalinen aineisto sijaitsee kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa tiloissa. Rekisterin tietojen käsittely on mahdollista vain henkilöille, joiden tehtäviin se kuuluu.

Hätäkeskuslaitos valvoo henkilötietojen käsittelyä koskevien säännösten noudattamista ja huolehtii järjestelmään sisältyvien tietojen suojaamisesta. Rekisterinpitäjät vastaavat rekisteriin tallettamiensa tietojen virheettömyydestä sekä tietojen käsittelyn laillisuudesta omien tehtäviensä hoidossa. Lisäksi muut käyttäjät vastaavat osaltaan tietojen käsittelyn laillisuudesta omien tehtäviensä hoidossa.

12. Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Hätäkeskuslaitoksessa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Hätäkeskuslaitos ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

13. Tarkastusoikeus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 15 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa.

Tarkastuspyyntö tulee osoittaa sähköpostilla rekisterin yhteyshenkilölle osoitteella: [email protected] tai kirjeitse osoitteella osoitteeseen: Hätäkeskuslaitos PL 112 28131 PORI Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tarpeelliset tiedot, joiden avulla häntä koskeva informaatio voidaan hakea tietojärjestelmästä. Lisätietoja tarkastusoikeuden käyttämisestä Hätäkeskuslaitoksen internet-sivuilta 112.fi.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada informaatiota henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa
  • vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto
  • rajoittaa tietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle näistä vastaanottajista, jos rekisteröity sitä pyytää.
Rekisterinpitäjä voi kunkin oikeuden toteuttamisesta yksittäistapauksessa kieltäytyä, jos käsillä on jokin kieltäytymisperuste tai oikeuden toteuttamisen edellytykset eivät muutoin täyty.

15. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely hätäkeskustietojärjestelmässä perustuu asiakkaan ja Hätäkeskuslaitoksen väliseen sopimukseen.

16. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): [email protected]
Kotisivut: tietosuoja.fi 

17. Muu informaatio

Tietosuojaseloste on saatavilla sähköisenä Hätäkeskuslaitoksen verkkosivuilla 112.fi ja paperimuodossa Hätäkeskuslaitoksen kirjaamossa osoitteessa Satakunnankatu 3-5, 28131 Pori.
Tietosuojaselosteet tallennetaan lisäksi Hätäkeskuslaitoksen hallinnollisen asiankäsittelyn asianhallinta-, päätöksenteko- ja arkistointijärjestelmään (ACTA).