Ilmoitinlaiterekisterin tietosuojaseloste

17.8.2020

1. Rekisterin nimi

Palo- ja rikosilmoitinlaitteiden asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Hätäkeskuslaitos
Satakunnankatu 3-5
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin: 0295 480 112 (keskus)

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Talouspäällikkö Tuovi Merkkiniemi
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin: 0295 480 112 (keskus)

4. Tietosuojavastaava

Hallintolakimies Marja Kiiski
PL 112
28131 Pori

Sähköpostiosoite:[email protected], puhelin 0295 481 213

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Palo- ja rikosilmoitinlaitteiden asiakasrekisterin tietoja käytetään pääasiassa tehtyjen sopimuksien mukaisten palveluiden laskuttamiseen ja käyttötiedotteiden lähettämiseen. Asiakastiedot ilmoitetaan Palvelukeskus Palkeiden ylläpitämään myyntireskontraan. Tiedot syötetään myös operatiiviseen järjestelmään, jolloin tietoja käytetään laitteen testaamisessa ja hälytystehtävien välittämisessä.

Henkilötietoja käsitellään Hätäkeskuslaitoksen ja asiakkaan välisen sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b-alakohta.

Laki hätäkeskustoiminnasta 17 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaan hätäkeskustietojärjestelmään saa kerätä ja tallettaa tiedot ilmoitukseen, tehtävään tai toimenpiteeseen liittyvän henkilön henkilöllisyyttä koskevista tiedoista nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, kotipaikka, osoite ja puhelinnumero tai muu vastaava tieto, liityntä asiaan ja kohteen yksilöintitiedot sijainti- tai paikkatietoineen sekä ilmoitinlaitteiden kohdetiedot sijainti- tai paikkatietoineen. Hätäkeskustietojärjestelmän osalta on laadittu erillinen seloste käsittelytoimista.

6. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisteriin talletettuja voimassa olevia tietoja säilytetään koko sopimuskauden ajan. Sopimuksen päättymisen jälkeen sekä sopimuksen tietoja, että käsittelytietoja säilytetään kahden vuoden ajan.

Sähköisessä asiakasjärjestelmässä rekisteriin jäävät käsittelytiedot säilyvät viiden vuoden ajan kun sopimus on voimassa oleva.

Henkilötieto poistetaan rekisteristä 5 vuoden jälkeen, kun tieto ei ole enää voimassa oleva.
Manuaalinen asiakasrekisteri säilytetään 5 vuotta sähköisen asiakasrekisterin käyttöönotosta. Säilytysajan perusteena on tiedon muokkaamisesta johtuva mahdollisten virhetilanteiden korjaaminen. Tietojen korjaaminen onnistuu vain manuaalisen asiakasrekisterin avulla.
Operatiivisen järjestelmän säilytysajan osalta kts. ERICA- hätäkeskustietojärjestelmän tietosuojaseloste.

7. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin sisältö:

  • asiakkaan nimi, y-tunnus ja/tai henkilötunnus, laskutustiedot, asiakkaan sopimusyhteyshenkilön nimi, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite.
  • sähköisessä asiakasjärjestelmässä rekisteriin jää seuravat tiedot: toimenpiteen tekijä, tehdyt toimenpiteet, mihin tietoihin toimenpiteet ovat kohdistuneet ja milloin toimenpide on suoritettu.
  • valvottavan kohteen nimi ja osoite, käyttötarkoitus ja ilmoitinlaitteen numero

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin merkityt henkilötiedot on saatu asiakkaalta.

Asiakas vastaa, että sillä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen peruste luovuttaa henkilötietoja Hätäkeskuslaitokselle Paloilmoitinlaitteisiin liittyviä tietoja on saatu pelastusviranomaisilta.

9. Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa pelastusviranomaiselle ja poliisiviranomaiselle niiden lakisääteisten tehtävien hoitoa varten. Lisäksi sopimusehtojen mukaisesti Hätäkeskuslaitoksella on oikeus ilmoittaa pelastusviranomaiselle paloilmoitinlaitteen testaamattomuudesta.
Ennen rikosilmoittimen käyttöönottoa Hätäkeskuslaitos tiedustelee poliisiviranomaiselta, onko kyseessä yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain (282/2002) soveltamisalaan kuuluva ” jos tärkeä yleinen etu sitä vaatii” kohde. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hätäkeskuksiin saa liittää rikosilmoitinlaitteita perusteina erityinen suojelu, korotettu henkilöturvallisuus sekä taloudellisesti tai kulttuurihistoriallisesti arvokkaat kohteet.

Laitteen olemassaolosta ja toiminnasta voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja myös kunnalliselle rakennusvalvontaviranomaiselle sen lakisääteisten tehtävien hoitoa varten sekä Turvallisuus- ja kemikaaliviraston (Tukes) tehtävään valtuuttamalle tarkastuslaitokselle, jos luovutus perustuu lakiin.

Lisäksi viranomaisilla on lakeihin perustuvia oikeuksia saada rekisteristä tarpeellisia tietoja liittyen lakisääteisiin tehtäviin kuten poliisiviranomaisella esitutkintaa tai poliisitutkintaa varten sekä Onnettomuustutkintakeskuksella turvallisuustutkintaa varten.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojärjestelmässä olevia tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Asiakasrekisteri toimii valtion tieto-ja viestintätekniikkakeskuksen TORI-verkossa, eli valtiohallinnon yhteisessä tietoverkossa.

Laskutukseen liittyvä tietokanta voi sisältää henkilötietoja, jos lasku menee yksityishenkilölle. Kyseiseen tietokantaan on pääsyoikeus ainoastaan laskutusta hoitavilla henkilöillä.
Käyttöoikeudet sähköiseen asiakasrekisteriin haetaan Portti-järjestelmän kautta vain sellaisille henkilöille, joiden työtehtäviin asiakasrekisteri kuuluu. Asiakasrekisteriin kirjaudutaan Virtu- tunnistautumisen kautta. Laskutusmateriaali Palkeisiin siirretään sähköisesti asiakasrekisterijärjestelmän kautta.

Manuaalisesti säilytettävät sopimusasiakirjat sijaitsevat kulunvalvonnalla suojatuissa lukituissa tiloissa. Excel-laskutusrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely on mahdollista vain sellaisille henkilöille, joiden työtehtäviin se kuuluu. Palkeiden ylläpitämään myyntilaskutuksen lähettämiseen tarkoitettuun palveluhallintajärjestelmään sekä Kiekussa olevaan myyntireskontraan kirjaudutaan Virtu-tunnistautumisen kautta.

12. Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Hätäkeskuslaitoksessa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Hätäkeskuslaitos ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

13. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Tarkastuspyynnön tulee olla kirjallinen ja se tulee toimittaa sähköpostiosoitteeseen [email protected] tai kirjeitse osoitteeseen Hätäkeskuslaitos, PL 112, 28131 Pori. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tarkastusoikeuden toteuttamiseksi riittävät yksilöivät tiedot.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä, oikeus saada pääsy tietoihin, oikeus oikaista tietoja, oikeus poistaa tiedot (oikeus tulla unohdetuksi) oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä, henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity saa tiedot nähdäkseen kohdan 13 mukaisesti.

Virheelliset tiedot oikaistakseen asiakkaan tulee toimittaa oikeat tiedot kirjallisesti Hätäkeskuslaitokselle.

15. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, joten suostumusta ei voi erikseen peruuttaa.

16. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

17. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity haluaa ilmoittaa henkilötietojen käsittelyä koskevasta ongelmasta, hänen tulee ottaa ensisijaisesti yhteyttä rekisterinpitäjään tai tietosuojavastaavaan. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä rekisterinpitäjän tekemän päätöksen johdosta valitus valvontaviranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu. Lisäksi kuka tahansa voi ilmoittaa tietosuojavaltuutetulle epäilynsä siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuojasäännösten vastaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivut www.tietosuoja.fi

17. Muu informaatio

Tietosuojaseloste on nähtävillä sähköisenä Hätäkeskuslaitoksen valtakunnallisella internetsivustolla (www.112.fi) sekä saatavilla pyynnöstä kirjaamosta (yhteystiedot: Hätäkeskuslaitos, Satakunnankatu 3–5, PL 112, 28131 Pori, [email protected], puhelin 0295 480 112 (vaihde).

Hätäkeskuslaitoksen yleiseen tietosuojainformaatioon ja hätäkeskustietojärjestelmä ERICAn informaatioon käsittelytoimista voi tutustua internetosoitteessa 112.fi/tietosuoja